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[非表示]こんにちは。請求業務をかんたんにするクラウドサービス「MakeLeaps（メイクリープス）」事務局です。
見積書、納品書、請求書は役割や発行のタイミングに違いがあります。請求書と納品書をまとめれば、経費削減・業務効率化につながります。この記事では、経営者や経理担当、営業担当に向け、各書類の特徴や納品書兼請求書について解説します。作成方法や注意点も解説しているので、書類作成に役立ててください。
見積書とは
最初に、見積書の役割や発行タイミングについて解説をします。改めて見積書の概要を確認しましょう。
見積書の役割
見積書はサービスや商品の金額を明確にするための書類です。口頭ではなく書面によって金額を提示することによって「聞いていた金額と異なる」「想定していなかった項目がある」といったトラブルが避けられます。
また、見積書は「サービスを利用(購入)するかどうか」「提示されている条件に交渉すべき点はあるかどうか」など比較検討の材料としても有効です。見積書の記載内容をベースとして、話し合いをスムーズに詰めていく助けとなるでしょう。
見積書の発行タイミング
見積書は、提供するサービスや商品の金額・諸条件などの認識に相違がないことを確認するために発行する書類です。そのため取引の最初に発行され、その見積書を元に諸々の手続きや交渉が進んでいきます。
交渉や条件変更などによっては金額が変動し、再度見積書を発行するケースもあるでしょう。その際には、変更点や発行日を明確に記載しておくことが大切です。
請求書とは
請求書は、提供したサービスや商品の代金を得るために必要な書類です。その役割や発行タイミングを確認しましょう。経営においては欠かすことのできない書類です。
請求書の役割
請求書は、サービス提供や商品の販売に対する支払いをいつ行うのかを明確にする役割を持っています。サービス提供の対価を得るためには、請求書の発行が必要です。
従来は郵送による送付が一般的でしたが、インターネットの普及に伴って現在はメールによる送付も一般的になっています。
請求書の発行タイミング
請求書の発行タイミングは、掛売り方式と都度方式の2つに分けられます。掛売り方式は決められた支払いサイトに従って毎月請求書を発行する方式であり、都度方式は取引を行うたびに都度請求書を発行する方式です。
どの方式で請求書を発行するかについては、事前にしっかりと協議しておきましょう。入金タイミングに関わってくる事柄でもあるため非常に重要です。
納品書とは
見積書・請求書と合わせて、納品書の役割や発行タイミングについても解説をします。
納品書の役割
納品書は、商品を「いつ」「何を」「いくつ」納品したのかを明確にする役割を持っています。この書類が発行されることにより、商品が納品先に正しく届けられているかを内外に証明することができるのです。
発行は義務ではありませんが、発行することで受け取りに関わるトラブルが回避されます。特に多いトラブルは「納品した/納品されていない」といった内容ですが、商品到着時に納品書を交付することによって事実を客観的に証明することが可能です。
納品書の発行タイミング
納品書は、基本的に商品の到着時に発行・交付される書類です。納品された商品のみでは「いつ納品されたのか」「個数は合っているのか」などが把握しきれないことがあります。そのため、同じタイミングで納品書を発行することが重要なのです。
商品納品後に発行するケースもありますが、納品物の確認タイミングとできる限り近い期間に発行すると余計なトラブルが避けられます。どんなに遅くとも1週間以内には発行することが大切です。
見積書と請求書はまとめることはできない
結論から言うと、見積書と請求書はまとめられません。その理由を紹介します。
見積書の金額は変動する可能性がある
見積書はあくまでも「見積額の提示」であるため、一度の発行によって金額が必ず決まるわけではありません。条件や項目の変動によって再見積の可能性もあります。
一方、請求書は提供した商品やサービスに対応するものであるため、基本的に価格は変動しません。見積書と請求書は前提とする金額が異なるため、まとめることは性質上できないのです。
それぞれの役割が不明瞭となるため
無理に見積書と請求書をまとめると、それぞれが持っている役割が不明瞭となる点も懸念事項の一つです。
見積書は製品の金額を概算で示すものであり、請求書は「見積書によって同意を得た金額」を受け取るためのものです。つまり、発行タイミングがそれぞれ異なるためまとめることはできません。
請求書と納品書はまとめられる
見積書と請求書はまとめられませんが、納品書と請求書は場合によってはまとめることが可能です。まとめられるケースとその場合の注意点をそれぞれ確認しましょう。
納品書件請求書を発行できるケース
納品書兼請求書を発行できるケースは数多くありませんが「単発取引」の場合は、二つの書類を一つにまとめることが可能です。納品書と請求書は通常発行タイミングが異なりますが、取引を一回で終える際にはフローを省略し、納品書件請求書として発行されるケースがあります。
発行後の保管期限については、請求書の保管期限に準拠して7年間を考えておきましょう。
一定期間の保存が必要になる
納品書兼請求書は請求書として扱うため、一定期間保存する必要があります。法人の場合は7年間または10年間の保存が必要です。個人事業主の場合は5年間、消費税納税業者の場合は7年間の保存が求められます。取引の多い企業では10年分の保存は膨大な量になるため、システムを使ってデータ化を進めることで管理しやすくなります。
納品書兼請求書を発行するメリット
納品書兼請求書を発行すると、経費削減や業務効率化につながります。ここでは、発行するメリットについて解説します。
経費が削減できる
納品書兼請求書は、発行側・受領側の双方の経費削減ができます。発行側は納品書と請求書をまとめられるため、用紙代・印刷代・郵送費などの経費を節約できます。受領側も保存するファイルやキャビネット、保存のためのスペースにかかる経費が削減できます。発行数が多い企業では、大きな経費削減につながります。
業務効率化につながる
2回必要だった納品書と請求書の作成・送付業務を1回にでき、業務効率化につながります。請求書と納品書の項目や数量、金額に間違いがないかといった確認作業の手間が省け、経理担当者の負担を減らせます。発行部数の多い企業では作業がスムーズになり、大幅な業務効率化が期待できます。納品書や請求書の発行を外部委託している場合は、発注業務が不要になります。
保存が容易である
納品書と請求書をまとめると、保存が容易になる点もメリットです。発行側の控えが減るだけでなく、受領側も保存する紙類が減ります。保存のためのスペースは、別々に保存するときほど多くは必要ありません。保存しなければならない書類を少なくできれば、整理しやすくなります。
納品書兼請求書の作成方法
納品書兼請求書を作成するにあたって、書き方や項目に決まりはありません。ただし、法で定められた以下の5つは必須項目です。
・書類作成者の氏名または名称
・取引年月日
・取引内容
・取引金額
・書類交付を受ける事業者の氏名または名称
納品番号や支払期限、振込先も記載すると、取引先も管理や支払いの面で対応しやすくなります。捺印をすると信頼性が増します。
発行する際の注意点
納品書兼請求書を発行する際は、送付先や送付するタイミングに注意しましょう。注意点について解説します。
どこに送付するかは取引先に確認する
一般的に納品書兼請求書は、経理部門がある本社に送るケースがほとんどです。ただし支社や支店など、取引をした部署に直接送るケースや、納品先・請求先とは異なる営業所に送るケースもあります。納品先と請求先が異なる場合もあるため、あらかじめ取引先に確認して指示をもらいましょう。
送付するタイミングは納品物と同時にする
納品書兼請求書を送付するタイミングは、一般的に納品物と一緒のタイミングです。納品書兼請求書が先に届き、商品が後から届くのは失礼にあたるため、注意しなければなりません。後から送付するのも避けるべきです。トラブルで送付のタイミングが早くなったり遅くなったりする場合は、必ず取引先に連絡しましょう。
h2：まとめ
見積書・請求書・納品書のうち、納品書と請求書はまとめることが可能です。納品書兼請求書を発行すれば、経費削減や業務効率化、保存の簡略化ができます。しかし、さらなる請求書業務の効率化を目指す場合は、システムの利用がおすすめです。
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