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[非表示]こんにちは。請求業務をかんたんにするクラウドサービス「MakeLeaps（メイクリープス）」事務局です。
見積書は、契約前に取引先に提出する書類です。発行日や見積金額、内訳といった項目を記載する必要があります。この記事では、見積書（明細書）の作成業務をする人に向け、見積書の役割や盛り込むべき項目について解説します。他の書類との違いや作成時の注意点も解説しているので、参考にしてください。
見積書とは
見積書とは、提供するサービスや商品の金額・数量などを、発注者に提示するための文書です。発注者は、見積書の内容を確認したうえで、発注するか否かを判断します。ただし、見積書の作成は、法律上義務付けられているわけではありません。
見積書が持つ役割とは
最初に、見積書が持つ役割をわかりやすく解説します。役割を正確に把握し、何のために発行されているのかを改めて明確にしてください。
サービスの金額を明確にする
見積書の最も大切な役割は、サービスの金額を明確にするという点にあります。サービス内容としては商品の販売や各種作業の代行など様々な種類が挙げられますが、いずれにおいても料金が当然に発生するでしょう。見積書という形式で商品の単価を明記することで、利用者との間に金額面の認識の相違がなくなります。
そのほか、手数料や人件費など一般的には不透明な金額も見積書によってわかりやすく提示することでトラブルの発生を抑える役割も持っています。よくあるトラブルである「口頭で聞いていた内容と違う」「請求額が高すぎる」といった問答も避けられるでしょう。
必要な情報を共有する
見積書には、納期や納品量といった「金額以外の重要項目」を共有するという役割もあります。具体的な重要項目としては、数量や見積項目、税、見積先、差出人などが挙げられます。
これらの情報を共有することで、相手方が実際に「サービスを利用(購入)するかどうか」「提示されている条件に交渉すべき点はあるかどうか」などを考える助けとなります。実際に求めている内容に相違があって交渉を行うとしても、見積書の記載内容をベースとして話し合いを進められるため、スムーズに内容を決めていけるでしょう。
与信調査として活用できる
見積書の存在は、相手企業の与信調査としても大きな助けとなります。見積書が適正に発行されることで、正しい金額の把握、水増しや不透明な請求などの不正が行われていないかのチェックなどが可能です。仮に見積書の内容が明確でない場合には、その企業は信用性に欠けるとの判断にも繋がるでしょう。
また見積書の発行は、相手企業が経費計算など正確に行っているとの証明にもなります。「見積書が発行できない」「内容が正確でない」という点を見逃すと、後々のトラブルの元になる可能性もあるため充分に注意しましょう。
見積書作成～送付までの手順
見積書を準備する際には、手順を把握する必要があります。ここでは、見積書の作成から送付までの手順について解説します。
1.必要に応じてまず概算見積を提示する
まずは、必要に応じて概算見積を提示しましょう。概算見積は、見積の構成や条件の確定前に見積提示が必要になった場合に、サービスや商品にかかる概算の金額を算出し、依頼主に提示するものです。
2.内容のすり合わせをする
概算見積を提示したら、見積内容のすり合わせを行います。具体的には、サービスや商品に間違いがないか、提案書や仕様書を用いて、内容をすり合わせます。金額面についても問題ないか、双方で確認しましょう。
3.正式見積を作成し、送付する
認識に齟齬がないことが確認できたら、見積金額を確定させます。正式な見積書を作成し、発注者へ送付しましょう。相見積もりの結果、値引きなどで金額が変更となる場合は適宜反映する必要があります。
見積書（明細書）に盛り込むべき項目
一口に見積書といっても、その中に記載すべき項目は数多くあります。その一つひとつの項目を解説していきます。
タイトル
その見積書が何のサービスや商品の金額を表しているのかをひと目で確認できるようにするためにはタイトルが必須です。別のサービスや商品との混同を避けるためにも、明確でわかりやすいタイトル付けを意識しましょう。
発行日
「その見積書がいつ発行されたのか」を表す発行日の記載も非常に重要です。日付を間違えることなく正確に記載しましょう。トラブル発生などの状況に応じては、発行日が重要なエビデンスとなる可能性もあります。
提出先の名前
見積書には、どこに発行したのかという点を明確にするために「相手企業名」あるいは「個人名」の記載が必要です。「御中」や「様」など、相手先の呼称にも気をつけながら記載しましょう。
差出人の名前
提出先の名前を合わせて、差出人(発行元)も正確に見積書に記載しておくことが重要です。誰が作成し、発行したものなのかを明確にすることで、後々のトラブルを防ぐ役割も果たします。
印鑑
作成者やその上司、責任者が「当該見積書を承認し発行した」という点を表すためには印鑑も必要です。以前までは直接押印するケースがほとんどでしたが、近年ではクラウドサービスによる電子印鑑を採用する企業も増えています。
見積金額
「見積書」であるため、当然ながら見積金額の記載は必須です。各見積項目すべての数字を足した見積総額をわかりやすく記載しましょう。消費税も忘れずに加えてください。
内訳
見積書の作成にあたっては「どのような項目が入っているのか」を明示するために、総額に対する内訳を記載します。相手方が迷うことのないよう、各項目を細かく記載することが大切です。
備考欄
見積書には備考欄を設け、見積確認にあたって留意しておくべき点や金額提示にあたっての条件など、重要事項を記載する場所を確保しておきましょう。特に、特例での見積書発行や特価を提示する場合などにはエビデンスの記載が重要です。
発注から納品までの納期
納品日やサービス提供日はいつになるのかを伝えるために、納期の提示も可能な限り見積書に記載しておきましょう。もし発行時に正確な納期がわからない場合には、その旨を記載しておくなどの配慮も必要です。
見積の有効期限
一般的に、サービスや商品の価格は市場情勢などによって変動することも多いでしょう。そのため、見積書には「提出した金額の有効期限」を記載しましょう。数ヵ月後や数年後に「その見積書が有効かどうか」といった争いを避けるために重要な措置です。
取引時に必要となる他の書類
円滑な取引のためには、見積書以外にもいくつかの書類をフローに合わせて発行しなければいけません。他の書類についても簡単に解説します。
納品書
納品書とは、そのサービスをいつ提供したか、商品をいつ納品したかを明確にする書類です。提供品内容に関する明細が記載されており、正しく届けたかどうかを証明する役割を持っています。
サービス提供者に発行義務はありませんが、納品に関わるトラブルを避けるために発行されるケースが数多くあります。
請求書
請求書とは、サービス提供や商品の販売に対する支払いをいつ行うのかを明確にする書類です。サービス提供の対価を得るためには、請求書の発行が必要です。
発行方法は、あらかじめ取り決めておいた締め日に発行する「掛売り方式」と、各案件によって異なるタイミングで発行する「都度方式」の2パターンに大別されます。
領収書
領収書とは、「請求書」の内容にしたがって支払われた対価を間違いなく受領したことを証明するために発行される書類です。入金有無を明確にする役割を持っているため、領収書の発行は必ず入金を確認した後に行いましょう。適切なタイミングで発行されなければ、金銭トラブルの元になる可能性もあります。
見積書作成時の注意点
見積書を作成する際は、相見積もりの場合に必要になる対応や電子データの保存について理解する必要があります。ここでは注意点について解説します。
相見積もりの場合はニーズを反映させる
相見積もりとは、同じ内容の見積書を複数社に作成してもらい、最適な取引先を選択するためのものです。相見積もりを依頼されたら、金額、サービス内容、納期といった顧客ニーズを詳細にヒアリングし、反映させましょう。要望に沿った内容が記載できれば、成約につながる可能性が高まります。
見積書の電子データを保存する
法人の場合は原則7年の保管義務があるため、契約にいたった見積書は保存が必要です。保管義務期間が過ぎれば破棄できますが、電子データとして残せば、顧客管理に有効活用できます。契約不成立の場合は保存の義務はありませんが、保存しておけば今後の受注率アップのための資料として役立てられます。
見積書作成は「MakeLeaps（メイクリープス）」がおすすめ
見積書の作成時には、クラウド型請求管理サービスの「メイクリープス」の利用をおすすめします。ここでは、サービスの特徴やメリットについて解説します。
「メイクリープス」の特徴・メリット
「メイクリープス」は、請求業務を効率化できるクラウド型請求管理サービスです。クラウド上で、請求書・見積書・発注書・納品書・検収書・領収書などの9種類の書類を簡単に作成することが可能です。書類の承認・発送・入金管理までを一括管理できるため、従来の請求業務時間を約80%削減できます。
まとめ
見積書は、契約前に必要な情報を取引先と共有するための書類です。サービス内容や見積金額、納期といった項目を盛り込みましょう。スムーズな取引を進めていくためにも、書類作成時にはシステム利用がおすすめです。
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