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[非表示]見積書の入った封筒に「見積書在中」を記載する必要はあるのでしょうか。また、見積書の郵送に関するビジネスマナーについても意外と知られていないことは多いでしょう。ここでは見積書の封筒に関して、書き方の疑問を解説しています。ぜひ参考にしてみてください。
見積書の入った封筒に「見積書在中」と書く必要はあるのか？
まず、見積書の入った封筒に「見積書在中」と記載することは義務ではありません。しかし、記載した方が親切です。理由として、受け取り先視点で見積書が入っていることを即座に認識できるためです。
企業によっては緊急性の低い郵便物が多数送付され、内容を確認せずに処分するところもあります。書類を間違って捨ててしまうケースもあるため、マナーとして記載するべきです。
「見積書在中」と記載する前に知っておきたい6つのルール
封筒に「見積書在中」と記載することはマナーとして必要です。そのほかにも見積書を作成する際に知っておきたいルールが6つありますので、確認していきましょう。
見積書に使う封筒のサイズ
見積書の封筒として一般的なのは長形3号（120×235mm）です。なぜなら、定型郵便で発送できるためです。定型郵便であれば25gまで84円、26~50gまで94円で発送できます。（料金は変更となる可能性があります。）
また、定形郵便の条件は次のとおりです。
長さ | 14〜23.5cm |
幅 | 9〜12cm |
厚み | 1cmまで |
重さ | 重さで料金が異なる 25gまで：84円 26g〜50gまで：94円 料金は変更となる可能性があります。） |
「見積書在中」と記載する場所
長形の封筒の場合、表面の左下に記載するのが一般的です。また、封筒には通常通り郵便番号、都道府県、住所、会社名、所属部署名、肩書、名前などを記載することとなります。
その際、「見積書在中」の記載を上記事項とは別のカテゴリに分けて記載することで視認性が高く判別しやすくなります。補足点として、封筒の裏面には封締めとして「〆」「封」「滅」のいずれかを記載しておくと丁寧です。
「見積書在中」に使う色
「見積書在中」を記載する際に使う色に厳密な決まりはありません。ただし、黒色では目立たずすぐに判断できないため、慣習では赤もしくは青を使用することが多いです。すぐに「見積書在中」の文字が見えるよう使用する封筒によって使い分けましょう。
手書きかスタンプ、どちらが最適？
宛名書きが終わった封筒に「見積書在中」を記載する場合には手書きとスタンプを使用する方法があります。どちらでも問題ありませんが、効率よく作業することを考えるとスタンプの方がおすすめです。また、書き損じをなくすことができる点でもスタンプの方がメリットは多いでしょう。
仮にスタンプが用意できず手書きで記載する場合には、文字の周りの四角い枠で囲うなど視認性を高めるための対応も必要となります。
見積書の最適な折り方
書類の折り方にはマナーがあります。具体的には、受け取り側が見積書を開く際にタイトル「御見積書」が一番上に来るようにするというものです。
とはいえ、綺麗に三つ折りすることは容易ではありません。そこで、以下の方法を用いることが一般的です。
長形3号の封筒に三つ折りする場合
1.A4用紙1枚を横向きに用意する
2.見積書の上辺と合わせる
3.はみ出た下部分を上に合わせて折る
4.できた線に合わせて上部も折る
この手順を踏まえることで、手折りでも綺麗に三つ折りできます。ただし、少なからず時間がかかるため、多くの見積書を送付する場合には封入封緘機を導入した方が効率的です。
海外に見積書を送付する場合
見積書の表記にはquotation/quoteもしくはestimateを使用します。それぞれの使い分けは次のとおりです。
・quotation/quoteはより正確な見積の場合
・estimateは料金が変更される可能性がある場合や、目安価格を知りたいという依頼の場合
見積書の保存期間について
見積書の保存は期間が決まっており、法人の場合、見積書の保存期間は7年と定められています。また、保存期限は発行した日ではなく、発行年度の法人税申告期限日から7年目です。
例えば、発行日が2020年10月1日の場合は、2021年3月31日の法人税申告期限日を基準として7年後の2028年3月31日まで保管することとなります。
また、保存方法については主に2つの方法があります。
保存方法①：紙媒体での保存
まずは、紙媒体で保管する方法です。こちらの場合には、案件や取引先ごとにファイリングし、わかりやすく保存しておくことが大切です。
保存方法②：電子データでの保存
電子データで保存しておくことも可能です。データの保存要件を満たし、すぐに呼び出せる状態にできれば電子保存でも問題ありません。
送付枚数によっては「見積書在中」と印刷されている封筒を用意するのも効果的
見積書を送付する場合には「見積書在中」と記載することがビジネスマナーですが、あらかじめ記載されている封筒も販売されています。そちらを利用すれば手書きやスタンプの口数を削減できるため、「見積書在中」を記載する1つの方法です。
直接封筒にプリントする方法もある
また、既存の封筒を使用し印刷機で「見積書在中」を記載するのも1つの方法です。多くのプリンターや複合機は封筒の印刷に対応しており、ワードやエクセルデータで簡単に作成可能です。
また、宛名等も同時に印刷できるため、郵送作業にかかる工数を削減できます。
見積書は電子で送付しても問題ない
そもそも、封筒で送付するのではなく、見積書をPDFなどの電子データで送付しても問題ありません。ただし、取引先によってはデータ送付を嫌う場合もあるため、一度確認することを推奨します。
また、電子データで送付する場合には、電子帳簿保存法が定める保存要件に対応する必要があります。2022年1月には改正電子帳簿保存法が施行され、メール送付などの電子取引において、電子データによる保存の義務付けなど新たな措置が追加されています。
詳しくはこちらの国税庁のページをご覧ください。
https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/pdf/0021005-038.pdf
まとめ
本記事では「見積書在中」を記載する義務について、その他見積書を送付する際のビジネスマナーについて触れてきました。結論、「見積書在中」を記載することは義務ではありません。しかし、相手方企業において見積書であることを即座に認識してもらうこと、適切に扱ってもらうことを考えれば、「見積書在中」と封筒に記載することは必要なマナーと言えるでしょう。また、その他見積書の折り方や封筒のサイズなど最低限のマナーを紹介してきましたので、ぜひ参考にしてみてください。
とはいえ、郵送で見積書を送付するのには作業工数や費用がかかります。そのため、取引先が合意し、電子帳簿保存法が定める保存要件に対応できるのであれば、PDFなどのデータで送付するのがおすすめです。
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