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[非表示]こんにちは。請求業務をかんたんにするクラウドサービス「MakeLeaps（メイクリープス）」事務局です。
商談をスムーズに進めるには、「概算見積書」の作成が求められるケースが多いです。概算見積書の意味、必要性、記載する内容などを確認し、発行の準備を進めると良いでしょう。
本記事では概算見積書の基本と記載項目、作成におけるメリットや注意点を解説します。
概算見積書とは
概算見積書の書き方や必要性を理解するには、まずその概要の把握が重要です。以下では、概算見積書の基本的な概要を解説します。
概算見積書とは概ねの金額を提示する際の見積書
概算見積書とは、その名の通り「概ねの金額」を記載して商談時に提示する見積書のことです。現時点における暫定的な金額を提示するため、実際の金額とは異なる可能性もあります。
業種や顧客等によって異なりますが、概算見積書の金額の精度は「−25％から+50％」程度が目安です。
概算見積書の必要性
概算見積書は、営業活動において重要な役割を担います。以下では、概算見積書の必要性について解説します。
概算見積書は相見積もりの際に使用されることが多い
概算見積書は、一般的に相見積もりの際に使用されるケースが多いです。顧客が他社と金額を比較する際に、一旦概算の金額を確認するために要求されます。相見積もりに使用することを考慮して、発行を依頼されたら素早く提供する必要があります。
また別のケースとして、顧客企業の予算取りのために発行を求められるケースもあります。概算見積書によっておおよその金額を把握し、来期予算に計上する、といった使い方です。
概算見積書とそれ以外の見積書の違い
概算見積書は、それ以外の見積書とは異なる点が多数あります。概算見積書もそれ以外の見積書も、営業活動において必要とされる機会が多いため、それぞれの違いを把握しておくのが重要です。
以下では、概算見積書とそれ以外の見積書の違いについて解説します。
見積書について
正式な見積書とは、商談の成約時に使用される最終的な書類のことを指します。「正式見積書」「確定見積書」とも呼ばれ、単価、数量、作業工数、見積条件など、細かい情報が正確に記載されているのが特徴です。
概算見積書に記載する項目
概算見積書には、さまざまな項目を記載します。それぞれの項目の詳細を確認し、具体的に何を書くのか把握することがポイントです。
以下では、概算見積書に記載する項目とその詳細について解説します。
概算見積書に記載する項目 1.タイトル
概算見積書であることを示すために、書類の最上部にタイトルとして「概算見積書」と記載します。確定見積書と捉えられないよう、概算であることを明確に示すタイトルは重要です。
概算見積書に記載する項目 2.取引先の企業名
取引先（概算見積書を提示する企業）の企業名を、正確に記載します。書類の郵送時やメール送信時と同様、提示先の企業名を忘れずに記載します。
概算見積書に記載する項目 3.件名
概算見積書における、件名を記載します。件名には商談内容の概要や、商品名などを記載するケースが一般的です。
概算見積書に記載する項目 4.金額
商品、サービスの金額を記載し、上部に合計金額を載せます。数量、単位なども、その時点で判明しているものは記載します。
概算見積書に記載する項目 5.納期、有効期限、支払条件
納期、有効期限、支払条件といった契約に関する各種情報を、正確に記載します。概算見積書の段階では分からない、決まっていないケースも多いため、不明な場合には「別途打ち合わせ」「別途協議」などと記載しましょう。
概算見積書を作成するメリット
概算見積書の作成には、さまざまなメリットがあります。具体的なメリットを把握しておくことで、概算見積書を活用しやすくなります。
以下では、概算見積書のメリットについて解説します。
顧客の興味を引ける
概算見積書は、各種条件が詰まっていない状況で提示する見積書であるため、実際に必要な費用より安価になるケースがあります。
ただし、後々のトラブルに発展しないよう、見積書の記載内容には注意が必要です。例えば見積条件の記載欄に、正確な要件の確認後に金額が変更になる、またはオプションが必要になる可能性がある等の内容を記載し、トラブル発生のリスクを低減することが重要です。
商談を進めるきっかけを作れる
概算見積書を発行することで、商談を進めるきっかけを作れるのもメリットの1つです。提示した概算見積書の内容をもとに顧客とコミュニケーションを取ることで、成約に必要な条件を確認できます。
成約につなげる第一歩として、概算見積書を上手く活用するのがポイントです。
概算見積書を作成する際の注意点
概算見積書の作成時には、いくつかの注意点もあります。後から問題が発生しないように、事前に基本となる注意点は把握しておく必要があります。
以下では、概算見積書の作成における注意点を解説します。
概算見積書の発行に時間をかけすぎない
概算見積書は、他業者との相見積もりに使用されるケースが多いです。そのため発行に時間がかかると、他企業に依頼される可能性が高まります。
見積に含める商品の内容や金額の規模にもよりますが、すぐに発行できる見積であれば、依頼されてから遅くとも翌営業日には発行できるように、普段から概算見積書の発行手順を整えておきましょう。
見積書の作成時には「MakeLeaps」がおすすめ
見積書をスムーズに作成・管理するのなら、クラウド型請求管理サービス「MakeLeaps（メイクリープス）」の活用がおすすめです。メイクリープスを導入することで、見積書の作成と管理に必要な環境を整えられます。
以下では、見積書をメイクリープスで作成・管理するメリットを解説します。
メイクリープスなら各種書類を簡単に作成可能
クラウド型請求管理サービス「MakeLeaps（メイクリープス）」には、簡単に書類を作成できる機能があります。見積書、納品書、請求書、領収書、注文請書といった各種書類を、テンプレートに沿って素早く作成可能です。
見積書のフォーマットを作成し、発行する手順の簡略化も実現できます。事業に使用する書類の発行をメイクリープスにまとめることで、事業効率化にもつながります。
見積書の適切な管理も可能
クラウド型請求管理サービス「MakeLeaps（メイクリープス）」では、各種書類の管理もスムーズに行えます。作成した書類はクラウド上に保存されるため、社員間での共有も簡単です。
また作成した書類は、郵送代行またはメール送付にて、ワンクリックで簡単に発送できます。顧客への送付も簡略化できるため、担当者の負担軽減につながる点もメリットです。
まとめ
概算見積書は営業活動において、顧客と最初の接点になり得る重要な書類です。その後の商談につなげるため、基本的な記載項目を確認し、素早く発行できる体制を整えておきましょう。また、概算見積と正式見積の違いも把握し、それぞれの使い分けができるように備えるのもポイントです。
見積書の作成と管理に手間取る際には、クラウド型請求管理サービス「MakeLeaps（メイクリープス）」の利用がおすすめです。メイクリープスには各種書類をクラウドで管理できる機能があり、社内外から書類の管理や確認ができます。ワンクリックで書類の発送ができる機能もあるため、作業の簡略化および業務効率化にも貢献します。
この機会にメイクリープスを導入し、見積書を含めた各種書類の作成と管理方法を見直してみてはいかがでしょうか。まずは無料のサービス紹介資料をご覧ください。
