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[非表示]見積書は、自社の商品・サービスの提供金額を示すための書類です。口頭での説明だけでは、発注側と受注側で認識に差が生まれる可能性がありますが、見積書があれば未然に防止できます。
この記事では、見積書を作成する企業の担当者や経営者に向けて、見積書について解説します。また、作成・送付時のポイントも解説しているので、ぜひ役立ててください。
見積書とは
見積書は、契約前に自社の商品・サービスの金額を提示するために発行されます。
見積書の提示後に料金プランの変更や追加発注、オプションの追加などがあれば、変更内容を反映した見積書を再度提出します。一般的な取引の流れは、以下のとおりです。
1.見積書の提示
2.注文
3.商品などの納品
4.検収
5.請求書の発行
6.代金の支払い
7.領収書の発行
取引先は、見積書に記載されている金額などを確認し、契約するかどうかを検討します。見積書の記載内容に誤りがあれば、取引先とのトラブルを引き起こしかねないため細心の注意が必要です。
請求書・領収書との違い
取引では、見積書の他に請求書や領収書などを発行します。それぞれの特徴と見積書との違いを以下で解説します。
請求書との違いとは
請求書は、実際に納品した商品・サービスなどにかかるすべての費用を記載した書類です。納品した商品などに問題がないことが確認された後に、請求書が発行されます。契約内容によって異なりますが、代金の支払いは商品などを納品し、請求書の発行後に行われるのが一般的です。
見積書との違いは、発行するタイミングです。見積書は、契約前に発行して取引先に提示しますが、請求書は商品などの納品後に発行します。
領収書との違いとは
領収書は、商品・サービスの支払いを受けた証明として発行します。ただし、指定の口座に直接代金を振り込んでもらう場合は、領収書を発行しないのが一般的です。見積書との違いは、取引先から商品などの代金を受け取った証憑になる点です。
見積書が活用されるケースとは
見積書は、具体的にどのようなケースで活用されているのか、以下で解説します。
契約内容を確認するとき
見積書は、契約前にどのくらいの費用がかかるのかを提示する際に活用されます。書面で契約にかかる費用を提示することで、発注側と受注側で認識のずれが起こるのを未然に防止できます。また、契約後のトラブルの回避にも役立ちます。
相手が商品・契約内容を比較するとき
発注者が他社の契約内容と比較検討する相見積もりを行う際に、見積書の発行を依頼するケースがあります。
単に、契約内容や費用の比較だけでなく、信頼できる会社かどうかの判断材料になることもあります。したがって、見やすくわかりやすい見積書を作成することが大切です。
見積書を作成する理由とは
見積書を作成する理由は、トラブルの防止や発注者が発注先の信用性を確認するためです。以下で詳細を解説します。
トラブルの防止
見積書の役割は、発注側と受注側の間で契約内容に関する齟齬を生じさせないことにあります。書面で契約内容や具体的な金額を記載することで、両者の認識のずれを防止できます。
また、口頭だけでは聞き間違いや聞き漏れなどによって、契約後のトラブルを引き起こしかねません。見積書を提示すれば、契約後のトラブルの抑止につながります。
信用性の確認
発注側は、受注側で水増しなどの不正行為がないかを確認するために、見積書の発行を依頼するケースもあります。見積書の発行を拒めば、不正行為を疑われて成約につながらない場合もあるため、発行を依頼されたらしっかりと対応しましょう。
見積書を作成するときのポイントとは
取引先にとって見やすくわかりやすい見積書を作成するためには、以下のポイントを参考にしてみてください。
見積書の形式は統一し、見やすさを意識する
見積書を作成する際は、事前にフォーマットを用意しておきましょう。フォーマットがそろっていれば、発注者が契約内容の異なる複数の見積書を比較する際に確認しやすくなります。さらに見やすさを重視するには、文字の大きさや太さ、フォントなどもそろえることが大切です。
たとえば、金額は半角英数字にしてカンマで区切るなど、見やすさを意識して作成しましょう。
また、他の書類と混在しても一目で見積書とわかるように、「見積書」の文字を大きくすることをおすすめします。
内訳は詳細に記載する
詳細がわかるように内訳を記載した方が、取引先が検討しやすい見積書を作成できます。たとえば、商品・サービス名や数量だけでなく、規格サイズや契約期間などの詳細を記載することで、取引先の信用を得られる可能性が高まります。
合計金額を明記する
見積書は商品・サービスの価格だけでなく、小計や消費税なども記載する必要があります。契約内容にもよりますが、大きな契約の場合は消費税が含まれているかいないかで金額に大きな差が出るため、税込金額を記載し、目立つように工夫しましょう。
必要に応じて備考欄に情報を記載する
見積書の備考欄には、適宜必要な情報を記載しましょう。たとえば、納品日程や代金の支払方法などを記載するのも1つの方法です。取引先と契約について口約束したことなども記載しておけば、契約後のトラブルを避けられます。
作成日・作成者の情報を書く
見積書には、作成した日付と作成者の情報を記載しなければなりません。見積書の作成日は、「〇年△月□日」などのように発行した日を記載します。作成者の情報に必要なのは、会社の住所や電話番号などが挙げられます。紙で見積書を発行する際は、内容を確認したうえで社印を押印するのが一般的です。
ただし、見積書を電子データで送付する場合は、社印などの押印を省略できます。発注者の中には、押印を求めてくるケースもあるため、発行する前に確認しておきましょう。他にも、通し番号を記載しておくと、社内での管理がしやすくなります。
有効期限を設定する
見積書には、有効期限を設けておくことが重要です。有効期限とは、見積書の内容が適用される期間を指します。有効期限を設定する理由は、商品・サービスの価格が変動する可能性があるためです。
原材料や配送時の燃料費などが高騰した場合、商品・サービスの価格を上げざるを得ない状況が考えられるため、トラブルを防止するために有効期限を設ける必要があります。
また、発注側に対して意思決定を促すうえで効果的です。納品日までの平均日数を記載するのもおすすめです。
見積書を送付するときの注意点
見積書を送付する手段は、電子データで送付する場合と郵便で送付する場合の2種類があります。注意点を以下で解説します。
データで送付する場合
見積書を電子データで取引先に送付する場合は、添付するファイルのサイズを目安として2MB程度に抑えるようにしましょう。添付ファイルのサイズに制限が設けられている場合、取引先で受信できない恐れがあるため注意が必要です。事前に、取引先で受信できるファイルのサイズを確認しておけば安心して送付できます。
郵便で送付する場合
紙の見積書を郵送する場合は、封筒の表に「見積書在中」と表記しましょう。見積書が入っているかわからない状態で郵送した場合、取引先で他の郵便物と混在して気づいてもらえない可能性があります。
見積書の書き方とは
見積書を作成する場合、以下の項目を記載する必要があります。
・宛先
取引先が指定する宛先を記載しましょう。一般的に、会社宛て・代表取締役宛て・担当者宛てのいずれかです。
・通番
通番を記載する義務はありませんが、見積書の内容の確認や検索の際に役立ちます。
・発行日
見積書を発行した日付を記載します。
・作成者
必要に応じて見積書を発行した責任者の氏名と押印します。社印でも構いません。
・提出者の情報
発行者である会社の住所や電話番号、FAX番号などを記載します。
・題名・タイトル
見積書とわかるように大きな文字で記載することが大切です。
・見積金額
商品・サービスの合計額を記載します。
・納品場所
発注者から依頼された納品場所を明示しておきましょう。
・納期
「〇年〇月〇日」などのように、納品予定日を記載します。
・有効期限
見積書の内容や金額が適用される期限は、忘れずに記載しましょう。
・単価、数量、単位、金額
見積合計金額の内訳にあたる商品などの単価や数量、ロット数、小計、消費税などを詳細に記載します。
・備考
備考欄には、支払方法や発注者側と交わした口約束など、契約に関する内容を記述します。
まとめ
見積書は、成約を決める重要な役割を持つ書類です。エクセルを用いて手作業で作成することも可能ですが、入力間違いなどがあれば契約後のトラブルに発展しかねません。
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