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[非表示]領収書を郵送する場合、封筒に「領収書在中」と記載するのがマナーです。正しく記載するには、色や位置などについてあらかじめ確認しておく必要があります。
この記事では、領収書を郵送したいと考えている人に向けて、「領収書在中」と記載する際の注意点を解説します。領収書の作成時や郵送時のポイントも解説するため、ぜひ参考にしてください。
領収書を郵送するときは「領収書在中」と記載する
領収書を郵送するなら「領収書在中」と記載するのが一般的です。必須ではないものの、記載したほうが丁寧な印象になります。また、届いた封筒を見ただけで重要な書類であるとわかるのもポイントです。
手書き・スタンプ・印字のどれが適切？
「領収書在中」の表記は、手書き、スタンプ、印字のいずれでも構いません。頻繁に領収書を郵送するなら、手書きよりもスタンプや印字のほうが手間を減らせるでしょう。
何色で書く？
「領収書在中」という文字は、青色や黒色などで記しましょう。赤色には悪いイメージをもっている人もいるため、避けたほうが無難です。
記載するタイミングは？
「領収書在中」と記載するのは、封筒に領収書を入れる前がおすすめです。先に書いておけば、文字がずれたり書類にインクが移ったりする心配をなくせます。
適切な場所はどこ？
封筒の表面の左下に「領収書在中」と記載するのが一般的です。
「領収書在中」と記載する理由とは
そもそもなぜ封筒に「領収書在中」と記載する必要があるのでしょうか。ここでは、その理由を解説します。
丁寧に封筒を開封してもらえる
領収書は金銭の授受に関する大切な資料であり、適切に確認や保存してもらう必要があります。封筒に「領収書在中」と記載してあれば、相手が中身を確認しなくても重要な書類であると認識できます。丁寧に開封してもらえるうえに、後回しにせず優先的に確認される可能性が高いです。
封筒に「領収書在中」と記載していないと、ほかの郵便物と混同されたり確認が遅くなったりする恐れがあります。確実に見てもらうためにも、はっきり「領収書在中」と記載することが大切です。
書類が担当者の元に到着しやすい
封筒に特に記載がないと、開封するまでどのような書類が入っているかわかりません。この場合、書類を受け取った人が開封したうえで、担当者の元へ届けられます。すぐに開封されないと、担当者の手元に領収書が届くまでにかかる時間も長くなるでしょう。
しかし、封筒に「領収書在中」と記載していれば、早く担当者の元に届く可能性が高いです。その結果、領収書をスピーディに確認してもらえます。
領収書を発行するときのポイントとは
領収書を発行するときはさまざまなポイントがあります。ここでは、具体的なポイントを解説します。
領収日
領収書には、金銭のやり取りの状況を正しく把握するために領収日を記載します。領収日は、相手から金銭を受け取った日付です。振り込みで支払われた場合は、振り込まれた日付を領収日としましょう。
取引先の会社名・住所
金銭を支払った取引先の会社名と住所も、領収書に正しく記載する必要があります。会社名は正式名称を記載し、「株式会社」や「合同会社」なども省略しないようにしましょう。住所は、ビルの名称や階数なども含めてすべて記載します。
また、実際に取引した部署名や担当者名・役職名などもわかる場合は、あわせて記載してください。取引先とやり取りしたメールや郵便物などを確認し、正確に記載しましょう。
金額
領収書に記す金額の前に「￥」や「金」などを記載します。また、3桁ごとにカンマを打ってわかりやすく記載するのが一般的です。金額の後には「-」や「※」などをつけると、領収書の金額の改ざんを防止できます。
ただし書き
領収書のただし書きには、領収金額の詳細をなるべく詳しく記載します。どのような内容に対して金銭を受領したかについて、誰でもわかるよう明確に記載します。ただし書きに記載されている内容が曖昧である場合、その内容が経費として認められなくなる可能性もあるため注意が必要です。
収入印紙
領収書には収入印紙の貼り付けが必要な場合もあります。具体的には、領収書に記載する金額が5万円以上である場合に、収入印紙の貼り付けが義務付けられています。領収金額によって収入印紙の金額も変わるため、よく確認しましょう。
割り印
領収書に収入印紙を貼り付ける場合は、割り印も行う必要があります。割り印とは2つの書類をまたぐように押印する方法です。領収書に割り印をすることで、再利用を防止できます。
発行者の情報
領収書には、領収書を発行した自社の情報も正しく記載する必要があります。会社名、住所、電話番号などを正確に記載しましょう。必須ではないものの、自社の角印を押すと領収書に対する信頼をより高められます。
領収書を郵送するときのポイントとは
領収書を郵送する際も、気をつける必要があります。ここでは、具体的なポイントを解説します。
封筒の色・大きさ
領収書を送付するときに使用する封筒の色には、特に決まりがありません。一般的には、白色や薄い青色などの封筒が使用されるケースが多いです。
また、封筒のサイズは長形3号がよく選ばれています。長形3号は、A4の書類を3つ折りにして入れられるサイズです。受け取った相手がすぐに領収書だと認識できるよう、「領収書」と記載されている部分が見えるように折って入れるのがポイントです。窓つきの封筒を使用する場合は、宛名が見えるように工夫しましょう。
なお、領収書は、角形2号の封筒で送付する場合もあります。角形2号は、A4の用紙を折らなくても封入できるサイズです。書類を折りたくない場合や冊子を同封する場合などに便利です。
郵送方法
領収書は、取引先から金銭を受け取った事実を証明するための重要な書類です。特に、やり取りした金額が高額であれば、領収書の重要度も高くなります。そのため、領収書は追跡が可能な方法で郵送するのがおすすめです。
たとえば、簡易書留を利用すれば、発送から到着までの記録ができるうえに、配達時は直接手渡しされます。事故が発生した場合は、実損額について賠償も受けられます。賠償される金額は5万円までです。発送から到着までの記録のみで構わないなら、特定記録で送付する方法もあります。
専用の封筒を使用して発送するレターパックでも、発送から到着までの記録が可能です。
送付状
領収書を郵送するときは、送付状を同封するのがマナーです。送付状には、時候の挨拶や領収書を郵送している旨などを記載します。入金についてのお礼も一言添えると、より丁寧な印象になるでしょう。
また、取引先の情報、自社の情報、領収書を郵送した日付、領収書の枚数なども記載します。自社の情報とともに社印を押すと、正式な文書として認識してもらえます。ほかにも取引先へ伝えたいことがある場合は、送付状の下に記載しましょう。
領収書を送付した後の適切な対応とは
領収書を送付した後もいくつか行うべきことがあります。ここでは、具体的にどのような対応が必要なのか解説します。
必要に応じて先方に連絡する
領収書の郵送手続きが済んだら、必要に応じて先方に連絡を入れましょう。連絡手段は、電話とメールのどちらでも構いません。連絡を入れておくと、領収書が届かなかった場合でも問題を素早く解消するために役立ちます。
領収書の控えを保存する
領収書を発行したら、控えを保存する必要があります。法人税法により、領収書は原則として7年保存しなければならないと定められているからです。なお、要件を満たせば、領収書はデータでも保存できます。
まとめ
領収書を郵送するときは、さまざまなことを意識する必要があります。郵送のマナーを押さえ、適切に領収書を発行しましょう。また、エクセルなどアナログな方法で領収書を作成・発行する場合、手間がかかり作業ミスも発生しがちです。領収書作成などのバックオフィス業務を効率化させるためには、クラウドサービスを利用することがおすすめです。
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