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[非表示]こんにちは。請求業務をかんたんにするクラウドサービス「MakeLeaps（メイクリープス）」事務局です。
企業には、領収書の控えの役割を理解し、正しい方法で保存することが求められます。この記事では、領収書の控えの必要性と、保存方法などについて解説します。領収書の控えの重要性について、この機会に再度確認してみてください。
領収書の「控え」について
領収書を発行した際には、同時に控えも発行します。控えは領収書の正本とは別に取り扱う必要があります。以下では、領収書の控えの基本について解説します。
領収書の概要をあらためて確認
領収書は商品やサービスを提供し、代金を受け取ったことを証明する書類です。基本的に金銭授受があった場合には、領収書を発行してその内容を証明します。領収書は一般的な買い物などにも使用されるため、身近な書類として認知されています。しかし、その重要性は高く、企業は領収書を正確に管理・保存する必要があります。
領収書に記載すべき内容
領収書には、発行した日付、発行先の宛名、金額、但し書き、入金方法（現金・小切手・手形・相殺など）の記載が必要です。いずれの項目も正確にミスなく記載する必要があります。また、手書きの領収書の場合、記載した内容が筆跡の癖で判別できない可能性もあります。領収書を書く際には丁寧な文字を心がけ、誰がみても理解できるものにする必要があります。
領収書の金額の部分には、前に「￥」、後に「－」を記入するのが一般的です。
領収書の発行時には控えが出る
領収書を発行した際には、基本的に控えが出ます。発行側は領収書の控えを保存し、所定の方法で管理する必要があります。領収書を渡して終わりではなく、控えの適切な保存が必要になります。2枚つづりの領収書の場合、どちらが控えなのか分からなくなる可能性もあります。2枚つづりの領収書の多くは、控えの方に「控え」と記載されているため、渡す前に確認を怠らないようにしましょう。
領収書の控えは保存する義務がある
領収書の控えは、発行した企業側が保存する義務があります。領収書の保存体制を確立し、確実に管理する方法を考えておく必要があります。以下では、領収書の控えの保存に関する詳細を解説します。
領収書の控えは基本的に7年間保存する
領収書の控えは、基本的に7年間保存する義務があります。領収書の発行日から7年ではなく、「事業年度の確定申告書の提出期限」の翌日から7年になるため注意が必要です。発行した領収書の控えはまとめて管理し、いつまで保存するべきかメモなどを記載しておくことが望ましいです。7年は長期間となるため、その間に担当者・管理者が変わることも予想されます。
誰がみても管理状況を把握できるように、分かりやすい保存方法を採用することもポイントです。
欠損金の繰越控除をする際には、領収書を10年保存する必要がある
欠損金の繰越控除で赤字を次年度に持ち越す場合、決算書や総勘定元帳と同様に領収書も10年間の保存が必要です。
領収書の控えにも収入印紙は貼る？
領収書の控えを発行した場合、収入印紙を貼るべきか悩むこともあるでしょう。以下では、領収書の控えと収入印紙の関係を解説します。
収入印紙は領収書の正本（渡す方）のみに貼る
収入印紙は、領収書の正本（渡す方）のみに貼ります。そのため控えに貼って、正本に貼らないといったミスがないように注意する必要があります。控えには収入印紙を貼ったことが分かるように、「印紙貼付済」などと記載すると良いでしょう。収入印紙を控えに貼ってしまうと、領収書を渡し忘れていると勘違いする可能性があります。
収入印紙はあくまで領収書の正本に貼るべきものだと、この機会に確認しておきましょう。
領収書の控えの必要性・役割
領収書の控えは、企業にとって重要な書類となっています。以下では、領収書の控えの必要性と役割について解説します。
取引をした証明になる
領収書の控えは、取引をした証明として使われます。領収書の正本と内容は同じであるため、取引記録として有効となります。仮に税務調査などが入った場合にも、取引があったことを控えで証明できる可能性があります。そのため領収書を発行した場合には、控えも管理・保存してスムーズに提示できるように備えましょう。
金額の間違いなどにスムーズに対応できる
発行した領収書に間違いがあった場合、控えがあれば内容を確認してスムーズに対応できます。領収書の控えを保存していないために事実確認ができないと、再発行への対応が難しくなります。取引先に迷惑をかける可能性もあるため、領収書の控えは確実に保存が必要です。領収書控えの重要性を職場に周知し、適切に扱う必要あります。
売上確認などが素早く行える
領収書の控えがあると、売上確認などが素早く行えるメリットもあります。領収書の控えをまとめて計算することで、正確な数字の確認も可能となります。事務作業における時短になるため、きちんと保存・管理しておく必要があります。売上確認をする部署だけでなく、そのほかの部署にも領収書の控えの必要性を説明し、忘れずに提出するように伝えるのも重要です。
領収書の控えを紛失するとどうなる？
領収書の控えを紛失してしまった場合、どのような状況に陥る可能性があるのでしょうか。以下では、領収書の控えを紛失したケースについて解説します。
取引先の要望への対応が難しくなる
領収書の控えを紛失した場合、取引の事実を証明することが難しくなります。仮に取引先から領収書の再発行を依頼されても、取引があった証拠がなく対応に苦労するでしょう。信頼を損なう可能性があるため、領収書の控えは厳重に管理することが求められます。
領収書の控えを保存する方法
領収書の控えを保存するには、いくつかの方法が考えられます。具体的な方法を確認した上で、自社の環境に合ったものを採用する必要があります。以下では、領収書の控えを保存する方法について解説します。
領収書の控えを保存する方法1.紙媒体のまま保存する
まずは、紙で発行した領収書について、控えも紙のままアナログで保存する方法です。取引先や日付ごとに仕分けて、確認しやすいように整えることが重要です。紙媒体の領収書は些細なことで紛失しやすいため、取り出しや確認は1人で行わず、複数人で対応するなどの工夫が必要です。また、感熱式のレシートを保存する際には、時間が経つことで文字が消えるケースがあるため注意しましょう。
領収書の控えを保存する方法2.未渡しの領収書はそのまま保存する
領収書を書き間違えてしまい、未渡しになったものは、控えと引き離さずにそのまま保存します。領収書を捨ててしまい、控えだけが残った形になると、不正を疑われる可能性があります。万が一領収書の控えを切り離してしまった場合には、正本と控えを一緒に保管しておく形で対処します。
領収書の控えを保存する方法3.電子保存することも可能
発行した領収書は、電子データとして保存することも可能です。2022年1月の法改正によって、事前承認制度が廃止されたため、スムーズに電子化を進められます。紙の領収書の控えをスキャンして電子化し、保存する方法も検討できます。特別に難しい作業は必要ないため、時間をつくって領収書の控えをまとめて電子データに変換することもご検討ください。
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まとめ
領収書の控えは、領収書の正本と同様に重要な書類に分類されます。領収書の控えを適切に管理・保存する方法の確立が、事業には欠かせないものとなるでしょう。この機会に領収書の控えの必要性や役割を再確認し、保存方法を見直してみてはいかがでしょうか。領収書の発行・管理の効率化には、「クラウド型請求管理サービス「メイクリープス」の利用がおすすめです。領収書を含めた各種書類を、簡単に作成・発送することができます。
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