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[非表示]「これまで領収証の管理を大枠でしかしてこなかったが、改めて管理方法を見直したい」「正確な但し書きの書き方について必要な情報を知りたい」といったお考えをお持ちの方はいないでしょうか。
この記事では領収書の但し書きの書き方を見直したいと考えている人向けに、但し書きの種類やケース別の書き方を解説します。記載にあたっての注意点もお伝えしますので、ぜひ参考にしてください。
領収証の但し書きとは
領収証の但し書きとは、何の代金を支払ったかを明確にするための項目を指します。領収書の指定部分に「〇〇代として」と記載するのが一般的な方法です。正式な領収証として認められるために必要な要素の一つとされています。
「飲食代」「書籍代」など、支払い者が何を購入したのか一目で分かるよう、具体的な記述が求められます。
代表的な但し書きの一覧
代表的な但し書きとしては、下記のような例が挙げられます。但し書きを記載・確認する際の参考としてください。
・飲食店で支払った食べ物代など：飲食代、飲み物代
・本や雑誌：書籍代
・ノートやペンといった文房具：文房具代もしくは消耗品費
・事務用品や日用品、オフィスの備品：消耗品費
・チラシや求人広告費：広告宣伝費
・インターネット料金や切手：通信費
・公共交通機関の料金やホテル宿泊費：旅費交通費
・取引先への贈り物など：ギフト代
但し書きに何を記載すべきかを把握し、間違わないように留意しましょう。
社内で用いる商品を購入した場合の書き方
社内で用いる商品を購入した場合には、できる限り具体的な記載を心がけましょう。「お品代」や「商品代」では何を購入したのかが不透明であるため、経費として認められない場合があります。上記のような表現を但し書きとして用いた場合には、税務署から「使途不明金が多い」との指摘が入る可能性もあるでしょう。
社内で用いる商品を購入した場合の領収書記載について守るべきルールを「商品を一つ購入するケース」「商品を複数購入するケース」の2点からより詳しく確認します。
商品を一つ購入するケース
商品を一つ購入するケースでは、領収証にできる限り具体的な商品名を記載しましょう。例えばノートを購入した場合には「ノート代として上記正に領収いたしました」と記載してもらう必要があります。「ノート代」との記載があればよく、メーカー名や型番を記載する必要はありません。
記載に迷うケースとして代表的なのは「お菓子」を購入する場合です。その目的がはっきりわかるよう、取引先に買った場合には「菓子折り代として上記正に領収いたしました」、社内消費用に買った場合には「お茶菓子代として上記正に領収いたしました」と記載してもらいましょう。
商品を複数購入するケース
商品を複数購入するケースでは、領収書への但し書き記載方法が変わってきます。但し書きの記載欄はスペースが限られているため、複数購入した商品すべての記載ができないためです。このケースでは「代表格の品物名+他」として但し書きの記載をお願いしましょう。
例えば、本と文房具を同時に購入した場合には「書籍名 他として上記正に領収いたしました」との記載が望ましい形です。
また、金額が大きい場合や一つの領収書にまとめるのが望ましくない場合には領収書を分けるのも一つの方法です。
社外で経費を使用した場合の書き方
社外で経費を使うケースは多岐にわたります。そのため、領収書の但し書き記載方法も状況に応じて使い分けていく必要があるでしょう。代表的な社外経費の但し書き記載方法は下記のとおりです。
・研修などへの参加費：参加費
・出張時の交通費：出張旅費
・取引先との会食：飲食代、飲み物代
・インターネット料金や切手：通信費
特に会食など飲食に関わる項目は、経費の処理方法が複数に分けられるため、どのような目的で飲食したのかを明確に記しておきましょう。さらに具体的に解説します。
飲食代を経費とするケース
但し書きに記されている項目が「飲食代」のみになっていると、その領収書を受け取った経理担当者は計上方法がわかりにくくなります。都度目的を確認するのも負担となるでしょう。
そのため、飲食店で但し書きを受け取った際には、裏面などにどの項目に分類されるかを記入しておくことをおすすめします。飲食代と記載されただけだと経理担当者はどの勘定科目で計上するべきかわからないため、「接待交際費」「会議費」「福利厚生費」など何の目的で利用したのかわかるようにメモを残しておく必要があります。
取引先への贈り物を経費とするケース
お中元やお歳暮、開店祝いなど取引先へ贈り物を渡す際にも、但し書きの記載内容には気をつけましょう。代表的な社外経費の但し書き記載方法は下記のとおりです。
・お中元やお歳暮：お中元代、お歳暮代
・開店祝いや冠婚葬祭で贈ったお花：お花代
香典を渡す場合など仮に但し書きが書かれた領収書がない際には、経理担当者に向けてメモを残すなど項目をわかりやすくする工夫をしておきましょう。処理を円滑に進めていくための配慮が必要です。
但し書きを記載する際の注意点
ここからは、領収書の但し書きを記載する際の注意点を解説します。どのような点に注意すべきなのかをしっかりと押さえておきましょう。
具体的な品目や使用用途を正確に記載する
領収証の但し書きを記載する際には、品目や使用用途を具体的に記載しましょう。「品代」のみの記載では、何の商品をどの目的で購入したのかがはっきりとせず、混乱の原因になりかねません。
「経費として支払ったことを証明する」との領収書本来の役割を果たせるよう、正確に記載することが何よりも大切です。
事実と異なる内容を記載しない
但し書きを記載する際に気をつけなければいけない点は、事実を正確に記入することです。事実と異なる内容の記入は、処理をわかりにくくするだけではなく、私文書偽造罪に該当する可能性もあります。
但し書きの記載漏れがあった際に、領収書に後から自分で但し書きを記入するのも不正行為であるため避けましょう。
項目が複数の場合には代表項目を記載する
複数の商品をまとめて購入した際には、領収証の但し書き項目は代表的な内容のみにしましょう。「○○+他」との記載方法が一般的です。
また、多くの商品を購入した際には、買った商品がすぐに把握できるよう領収書と合わせてレシートも一緒に提出しましょう。経理担当者が確認して即座に内容を把握できるために工夫を凝らすことが大切です。
まとめ
この記事では、領収書の但し書きについて書き方や注意点などを解説してきました。事務処理を円滑に進めていくためにも、領収証を発行する際、または受け取る際には但し書きの記載内容にも気を配りましょう。
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