Salesforceと連携して請求書作成業務を効率化！Salesforce連携のメリットや作成の流れについて解説

Salesforce（セールスフォース）と請求書作成ツールを連携できることをご存知でしょうか？セールスフォースと請求書作成ツールを連携させることで、請求書作成業務の効率化が期待できます。

この記事では、セールスフォースと請求書作成ツールに連携させるメリットから、作成までの流れまで解説します。

Salesforceとは？

Salesforce（セールスフォース）とは、セールスフォース・ドットコム社が提供するSFA・CRMプラットフォームです。

SFAとは、「Salesforce Automation」の略で、営業支援システムを指します。また、CRMとは、「Customer Relationship Management」の略で、顧客関係管理を表します。

セールスフォースのSFA・CRMを活用することで、自社が蓄積した顧客情報や商談の情報を、一元的に管理・共有できます。それによって中長期に渡る顧客との関係構築や、効果的なアプローチに役立ちます。

さらに、セールスフォースが多くのユーザーに支持を受けている理由が、あらゆる外部ツールとの連携が可能であることです。

ソフトウェアのクラウド化が主流となり、現在では1社あたり平均7つのクラウドツールを導入しているといわれています。セールスフォースを活用することで数多くのシステムと連携ができるため、わざわざ異なるシステムにアクセスし直すことなく、セールスフォースを基点に、シームレスに各システムを使用できます。

請求書作成・発送から入金情報入力といったバックオフィスから、顧客ごとの受注データ作成まで、営業活動における入金まで全般をカバーしています。

とにかく自由度が高く、あらゆるシステムと連携して業務を集約し、効率化が可能です。

請求書作成から郵送まで自動化できるMakeLeaps for Salesforce

Salesforceは、クラウド型請求サービスの「MakeLeaps（メイクリープス）」と連携が可能です。MakeLeaps for Salesforceを活用することで、Salesforce操作画面から出ることなく、Salesforceのシステム内ですべての請求業務を完了させることができます。

主な特徴としては2つ挙げられます。

社外の商談先や取引先から”ワンクリック”で書類作成、変換、郵送まで完了できる（業務の効率化）

請求書だけでなく見積書や発注書などのさまざまな帳票種類にも対応（対応書類：請求書・見積書・納品書・発注書・注文請書・領収書・検収書・作業報告書）

これまでExcelなどを使って請求書作成する際、ファイル間でデータを移すためには、コピペなど面倒な作業が必要でした。しかし、MakeLeaps for Salesforceを活用することで、業務をシステム内に集約し、シームレスに業務を行うことが可能です。

主な機能

MakeLeaps for Salesforceの主な機能をいくつか紹介します。

・自動同期機能

請求書の書類番号や作成日、送付先の取引先情報が自動で入力されます。人の手による誤入力を防ぎ、請求宛名の誤りや金額の誤りなどヒューマンエラー（人為的ミス）を防ぎます。

・郵送サービス機能

受取先によっては「メールよりも郵送の方がいい」という場合も少なくありません。請求書の送付方法は「電子送付」「郵送代行」のいずれかから選択可能なので、受取先の意向にあわせて送付方法を選択したあとは、ワンクリックで送付手続きが完了します。郵便窓口に行く時間や、封入に掛かる手間の削減にもつながります。

・定期請求書の予約作成機能

定期的に発生する請求書の作成をあらかじめ予約しておくことで、請求書作成忘れによる請求漏れ・遅れを防ぎます。

・承認機能

承認機能を活用すれば、申請者は承認印のためにわざわざオフィスに出社する必要がなくなります。さらに、承認作業はスマホからでも行えるため、承認権限を持つ担当者が社内に不在の場合でも、承認を得ることが可能です。そのため、社内の承認スピードの効率化を実現します。

ほかにも、MakeLeaps for Salesforceには請求業務を効率化するさまざまな機能が備わっています。また、MakeLeaps for Salesforceで作成された請求書は、システム内で一覧表示されるため、いつ・だれが・何の請求書を作成したかや、入金状況にいたるまで一目でわかります。そのため、社内の不正を防ぎ、社内統制の強化を実現します。

Salesforceを請求書作成ツールに連携させるメリット

MakeLeaps for Salesforceを活用して、Salesforceと請求書作成ツールを連携するメリットは、大きく4つ挙げられます。

営業・経理をはじめとした業務の効率化の実現

特にバックオフィス業務の中で、毎日同じことの繰り返しが行われているようであれば、それらの業務の自動化を実現します。自動化が実現すれば手が空くため、各自の本来やるべき業務に専念できるようになります。

誰でもかんたんに請求書を作成できる

たったワンクリックで見積書を請求書に変換できるため、請求内容のコピペなどの必要がありません。複雑な操作を必要とせず、シンプルな操作ひとつで請求書の複製・変換まで簡単に行えるため、ヒューマンエラーを防ぎます。

リーズナブルな価格設定

月額30,000円〜の低コストで導入できるため、今まで請求書作成業務に発生していたコストの削減にもつながります。手の空いたスタッフがほかの業務に回ったり、新しいビジネスアイデアを生み出したりすることで、利益の拡大も期待できるでしょう。

サーバー管理やセキュリティシステム管理を自社で行わずに済む

Salesforceはクラウド型のソフトウェアなので、最新システムのアップデートやセキュリティシステムの管理は提供者側（Salesforce社）が行うことになります。よって、自社で管理をする必要がありません。

このようにMakeLeaps for Salesforceの特徴を生かし、業務を集約させることで、あらゆるメリットを享受することができます。

MakeLeaps for Salesforceによる請求書作成の流れ

ここでは、MakeLeaps for Salesforceによる請求書作成の流れを、順を追って解説します

1. お使いのSalesforceと、MakeLeaps for Salesforceを連携します。

2. 帳票テンプレートを選択します。

Salesforceとの自動同期が設定されているため、請求書へのコピペ操作の必要がなく、誤入力などのミス防止に役立ちます。該当する書類を選択後は、ワンクリックで請求書に変換できます。

3.請求書が作成されたら、請求先に応じた発送方法を「セキュア送付（電子送付）」または「郵送代行」のいずれかから選択します。

4. 請求プロセスが決定したら、最後に承認申請を依頼します。承認フロー機能を活用することで、承認手続きのためにオフィスに出社する必要もありません。また、承認者はパソコンだけでなくスマホからでも操作を行えるため、移動中や出張先など場所を問わず承認手続きが可能です。

このように、MakeLeaps for Salesforceを活用すれば、非常に簡単な手順で請求書を作成することができます。

本記事では、Salesforceと連携して請求書作成業務の効率化を実現する、MakeLeaps for Salesforceのメリットから操作方法にいたるまで、詳しく解説しました。

MakeLeaps for Salesforceを活用することで、請求書作成から発送手続きまで簡単な操作で行うことが可能です。自動化によって、従業員の業務負担が抑えられれば、顧客に新たな価値を提供するためのアイデア出しや打ち合わせに時間を捻出することができます。

Salesforceでは請求書作成業務以外にも役立つ機能が多数備わっているため、業態や仕事内容問わずあらゆるビジネスの業務効率化に役立ちます。

ぜひ、日々行っている仕事を見直して、「これは自動化できるのではないか？」といったように、業務の棚卸しからはじめてみてください。