Googleスプレッドシートの使い方！Excelとの違いや活用方法についても解説

Googleスプレッドシートは、Excelに近い操作感とUI（ユーザーインターフェース）を持つ表計算ソフトです。豊富な機能が用意されており、ほかのユーザーとコラボレーションする際にも便利です。この記事では、Googleスプレッドシートの使い方や、Excelとの違いについて解説します。

Googleスプレッドシートとは？

Googleスプレッドシートは、Googleが提供する無料の表計算ソフトです。利用するためにはGoogleアカウントが必要ですが、こちらも無料で作成できます。Excelとよく似た機能・UIを持ち、多くの互換性があります。マクロなど一部の機能について違いはありますが、使い方を覚えれば、ほぼ同じ用途で活用可能です。

なお、データはアカウントに紐付いたGoogleドライブへ保存されます。パソコンの容量を使わないことや、共有・共同作業がしやすくなる点が大きなメリットです。

GoogleスプレッドシートとExcelの違い

具体的なGoogleスプレッドシートとExcelの違いについて見ていきましょう。もっとも大きい違いは、「インストール不要かつ、オンライン上で動作するアプリケーションである」という点です。

Googleスプレッドシートは、インターネットに接続されていれば、編集した内容は即座にクラウド上へ自動保存されます。同時に編集履歴も残るため、データの復元も可能です。また、権限を付与すれば複数人での同時編集も行えるようになります。さらに、そのままWebページとして公開も可能。オフラインで使うExcelに比べると、さまざまなメリットがあります。

なお、Excelファイルとスプレッドシートデータは、それぞれ双方向に変換可能です。パソコン内に保存されたExcelファイルをスプレッドシートへ変換したり、スプレッドシートデータをExcelファイルとしてダウンロードしたりできます。

Googleスプレッドシート作成方法

Googleスプレッドシートの作成はGoogleドライブ、もしくはスプレッドシートのサービスサイトから行います。なお、Googleアカウントが必須となるため、事前に取得しておきましょう。

Googleドライブから作成する方法

まずはGoogleドライブへログインしてください。ログイン後は、ホーム画面が表示されます。

次に、左上に表示されている「+新規」をクリックして表示されるメニューから「Googleスプレッドシート」を選んでください。すると、「無題のスプレッドシート」が作成されます。

スプレッドシートから作成する方法

Googleドライブとは別に、スプレッドシートのみのサービスサイトも存在します。ここからファイルを作成しても、紐付くGoogleドライブに作成・保存されます。

スプレッドシートのサービスサイトにログインをすると、上部に「新しいスプレッドシートを作成」というメニューが表示されます。「空白」と書かれているテンプレートを選ぶと、空のスプレッドシートが作成できます。

Googleスプレッドシート共有方法

GoogleスプレッドシートはほかのGoogleアカウントへ共有できます。
まずは編集画面の右上に表示されている「共有」ボタンをクリックしてください。

共有設定のウィンドウが表示されるので、ここに共有相手のメールアドレスを入力してください。

この際、通知にチェックを入れたまま「送信」をクリックすると、Googleスプレッドシートの共有情報が、共有相手へメール送信されます。

なお、通知をチェックしないで共有した場合でも、スプレッドシートの共有URLを共有相手へ伝えられればアクセスが可能です。共有URLは右下の「リンクをコピー」よりが取得できます。

共有権限の設定方法

Googleスプレッドシートは、共有権限を細かく設定できる点が魅力です。共有設定の画面から、共有相手ごとに権限を設定します。

権限の概要は以下です。

閲覧者：ファイルを閲覧できる権限です。ファイルの編集やコメントは行えません。
閲覧者：（コメント可）閲覧者権限に、コメント権限を付与したものです。
編集者：ファイルの編集権限を与えます。
なお、「オーナーにする」を選択すると、ファイルの所有権を譲渡できます。
リンクに関する権限：アカウント別ではなく、URLを知る人に対する権限を一括で設定することも可能です。
リンクを取得のウィンドウの下にある「変更」をクリックした後に、「リンクを知っている全員」の横にある項目から設定できます。