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[非表示]組織内でリアルタイムに情報を共有したり、効率的にデータを管理したりできるグループウェア。スケジュールやタスクの管理、資料の共有などの幅広い活用が可能で、昨今、多くの企業で社内コミュニケーションや情報共有ツールとして導入されています。
今回は、グループウェアの基本的な機能や活用メリットを解説します。さらに、ソフトウェアを選ぶ際に気をつけるべきポイントやおすすめのツールもご紹介しますので、ぜひ参考にしてみてください。
グループウェアとは
グループウェアとは、社員やメンバー間のコミュニケーションを円滑にすることで、効率的に業務を遂行できるようにするためのツールです。
企業の部署やプロジェクトチームといったグループ内で情報を共有したり、メンバーそれぞれの動向を他のメンバーに伝えたりするなど、さまざまな活用方法があります。
グループウェアの機能
一般にグループウェアの機能には、大きく分けて「コミュニケーション機能」「情報共有機能」「業務効率化機能」の3つがあり、それぞれに次のようなツールがあります。
コミュニケーション機能
- Webメールツール：端末デバイスを選ばずグループウェア上でメールを送受信する
- チャットツール：リアルタイムにグループ内でコミュニケーションを行う
- 在席確認ツール：グループメンバーがグループウェア上に在席しているか確認する
- 社内SNSツール：社内用のSNSとして使用する
- メモツール：スマートフォンやタブレットなどの端末デバイスで外出先からメモを確認する
- 掲示板ツール：グループ全体で共有したい情報をトップ画面など目立つ場所に公開する
- Web会議ツール：Zoomのようなビデオミーティングを行う
情報共有機能
- ファイル共有ツール：グループやプロジェクトごとの資料ファイルを共有する
- レポートツール：営業報告や会議議事録などのレポートを作成、共有する
- アドレス帳ツール：グループやプロジェクトごとの連絡先を共有する
- 組織構成共有ツール：グループやプロジェクトの組織構成図を共有する
- プロジェクト管理ツール：プロジェクトの進捗状況を共有する
業務効率化機能
- ワークフローツール：経費申請や稟議書、休暇申請などの申請業務を自動化する
- タイムカードツール：出退勤を記録、集計し勤怠管理システムに受け渡す
- 施設予約機能：会議室などの施設やプロジェクタなどの機材の予約管理をする
- 日報ツール：営業日報、保守日報などの報告書を作成する
- スケジュール管理ツール：メンバー個人だけでなくグループのスケジュールを作成、管理する
- ToDoツール：やるべき事をリスト化し、進捗状況を管理する
拠点やグループ、プロジェクトを複数抱える企業や、業務効率改善を目指す企業や組織には、特にグループウェアの導入がおすすめといえるでしょう。
社内SNSとグループウェアとの違い
社内SNSはおもに社員間のコミュニケーション効率を上げることを目的としています。
一方、グループウェアにはチャットツールやWeb会議ツールといったコミュニケーション全般をサポートする機能も備わっています。
さらに、掲示板ツールやプロジェクト管理ツール、スケジュール管理ツール、ToDoツールといったリアルタイムで業務に関わる情報を共有する機能も実装。
ビジネスプロセス全体を効率化することを目的としているという点で、社内SNSとグループウェアは大きく異なります。
グループウェア導入のメリット
グループウェアを導入することで得られるメリットには、以下のようなものがあります。
情報共有や業務連絡の迅速化と効率化
業務に関する情報をネットワーク上に保存することで、グループ全体で情報を共有することができます。
また、社内のパソコンだけでなく、外出先のスマートフォンやタブレットなどからも情報を確認したり、更新や作成を行ったりできるので、迅速で効率的な情報共有や業務連絡を行うことができるのです。
書類のペーパレス化
データ化した書類や資料をグループウェア上で共有することで、紙書類の作成や配布、申請書類の紙ベースでのやり取りなどの必要がなくなり、ペーパーレス化を実現することができます。
単純作業の効率化
ワークフローツールや施設予約ツールの活用により、単純な各種申請業務を効率的に行うことができ、事務作業の負担軽減とミス防止につながります。
一方、グループウェアの導入の際には、以下のような点に注意しましょう。
- 導入や維持にコストがかかる
- 情報漏洩のリスクがある
- 社内に浸透しない場合もある
グループウェアを選ぶポイント
最近では、各社から多様なグループウェアが提供されています。導入の際はそれぞれの特徴をおさえ、ニーズとマッチしたものを選ぶことが重要です。
グループウェアを選ぶ際のポイントをご紹介しますので、検討の際の材料にしてみてください。
導入形態
グループウェアには、インターネット上のサーバー内で稼働する「クラウド型」と社内サーバー内で稼働する「オンプレミス型」があります。
クラウド型は導入が簡単で低コストですが、情報漏洩リスクやカスタマイズしにくいといったデメリットがあります。
一方、オンプレミス型は、情報漏洩リスクが抑えられ、既存システムとの連携などカスタマイズ性が高いものの、導入コストと時間を要するというデメリットがあります。
コスト
グループウェア運用のためのコストは導入時から継続して必要になります。
なかには無料で使えるものもありますが、使いやすさや機能面を考慮して有料のタイプか無料のタイプかを選ぶことが重要です。
利用目的や利用人数に応じて、最適なコストのツールを選ぶようにしましょう。
操作性
グループウェアを利用するのはITリテラシーが高い人だけではありません。基本的に社員や組織のメンバー全員の利用が前提です。
誰でも使えるような操作性のよいツールを選ぶようにしましょう。
機能とカスタマイズ性
機能が多くなればなるほどコストは高くなるので、必要な機能は何なのかを事前に検討しておきましょう。
また、既存システムとの連携など、カスタマイズがどの程度可能なのかも選択のポイントです。
セキュリティ
グループウェアでは、社内や組織の重要な情報を取り扱うだけでなく、顧客情報を取り扱う場合もあります。
そのため、情報漏洩に関してどのような対策が講じられているのかも選択の重要なポイントです。
おすすめグループウェア紹介
それでは、ここまでご説明したグループウェアを選ぶポイントに沿って、おすすめのグループウェアをご紹介しましょう。
サイボウズOfifice
（画像引用元：サイボウズOffice Webサイト）
【特徴】
サイボウズ株式会社が提供するグループウェア。「誰でもかんたんに使える」ことにこだわって開発され、1997年の発売以降、累計導入社数69,000社を超え、国産グループウェアの代名詞となっています。
おもに中小企業にフォーカスしており、日本のビジネスに対応した機能を数多く実装している点が特徴です。
【導入形態】
クラウド型（※オンプレミス型は2021年9月31日販売終了予定）
【コスト】
スタンダードコース：1ユーザーあたり500円／月
プレミアムコース：1ユーザーあたり800円／月
※30日間無料試用あり
※初期費用0円
【操作性】
ユーザーの声を取り入れながら随時アップデートされており、初めての人でも迷わないユーザーインターフェースです。
【機能・カスタマイズ性】
スケジュール、掲示板、ファイル管理、メッセージ、メール、ワークフロー、報告書、アドレス帳、電話メモ、プロジェクト、ToDoリスト、タイムカードがあります。
また、プレミアムコースではこれらに加え100種類以上の機能があり、自社オリジナルにカスタマイズすることも可能です。
【セキュリティ】
IPアドレス制限、認証アプリによる認証、Basic認証。
kintone（キントーン）
（画像引用元：kintone Webサイト）
【特徴】
こちらもサイボウズ株式会社が提供するグループウェアです。2011年のサービス開始から10,000社以上の企業への導入実績があります。
ほかのクラウド型グループウェアに比べややコストが高めですが、自社独自のアプリを作れることから、どのような業種、職種にも対応できるのが強みです。一般的なグループウェアの標準搭載機能に物足りない場合の選択肢となります。
【導入形態】
クラウド型
【コスト】
ライトコース：1ユーザーあたり780円／月
スタンダードコース：1ユーザーあたり1500円／月
※30日間無料試用あり
※初期費用0円
【操作性】
ユーザーが必要な機能ごとにアプリを作成できるため、自社のITリテラシーや業務の流れに合わせた高い操作性を実現できます。
【機能・カスタマイズ性】
あらゆる業種の、あらゆる人の、あらゆる仕事に合わせた機能をもつアプリを作成できるので、自社のニーズに対応する機能を利用できます。アプリはドラッグアンドドロップで簡単に作成できるので、プログラミングの知識は不要。
外部連携APIも多く用意されており、拡張性も高いツールです。
【セキュリティ】
データセンターに保存された情報は4重体制でバックアップして常に監視されており、情報の漏えいや消失の恐れを低減しています。
desknet‘s NEO
（画像引用元：desknet’sNEO Webサイト）
【特徴】
株式会社ネオジャパンが提供するグループウェア。日経コンピュータ「顧客満足度調査2020-2021」グループウェア部門で1位を獲得し、官公庁から一般企業まで430万人を超える導入実績があります。
あらゆる規模や業種に対応可能で、クラウド型とオンプレミス型から選択可能です。ユーザーを選ばない適応性の高いグループウェアといえます。
【導入形態】
クラウド型／オンプレミス型
【コスト】
1ユーザーあたり400円／月（クラウド版）
5ユーザーあたり39,800円／月（パッケージ版）
※30日間無料試用あり（クラウド版）
※60日間無料試用あり（パッケージ版）
【操作性】
日本のワークスタイルを考えて設計されたユーザーインターフェイスで、直感的な操作でスムーズに使いこなすことができます。
【機能・カスタマイズ性】
スケジュール、ワークフロー、Webメール、設備予約、プロジェクト管理など、27種類の基本機能があります。また、「業務アプリ作成ツール AppSuite」で、アプリをカスタマイズすることも可能です。
【セキュリティ】
IPアドレス制限、SSL暗号化通信、Basic認証、強固なパスワードポリシー、セキュアブラウザ（有償）、クライアント認証（有償）に対応しています。
4-4. J-MOTTO
（画像引用元：J-MOTTO Webサイト）
【特徴】
リスモン・ビジネス・ポータル株式会社は、2000年より株式会社ネオジャパンのパートナーとして、desknet’sNEOのクラウド版を「J-MOTTO」の名称で提供しています。
これまでに、約4,000社、14万ユーザーの導入実績があり、機能を限定してユーザー当たりのディスク容量を小さくすることで低価格を実現しました。
【導入形態】
クラウド型
【コスト】
20ユーザーまで3,000円／月
※無料試用あり
【操作性】
desknet’sNEOと同じく、直感的に操作できるインターフェイスで簡単に使いこなすことができます。
【機能・カスタマイズ性】
スケジュール、ワークフロー、Webメール、設備予約、プロジェクト管理など、25種類の基本機能があります。
desknet’sNEOと同様に、業務アプリ作成ツール「AppSuite」で、アプリをカスタマイズすることも可能。
【セキュリティ】
IPアドレス制限、SSL暗号化通信、Basic認証、強固なパスワードポリシーに対応しています。
aipo
（画像引用元：aipo Webサイト）
【特徴】
TOWN株式会社が2018年より提供しているグループウェア。中小企業を中心に1万社以上の導入実績があります。
必要な機能ごとに選択し、個別に契約できる点が特徴的です。
たとえば、プロジェクト管理機能だけ必要な場合は1ユーザー100円／月、ToDoリスト機能を追加すると1ユーザー100円／月で合計200円といった具合に、必要な機能だけ選択し、無駄な負担を抑えることができます。
【導入形態】
クラウド型
【コスト】
1ユーザーあたり100円／月（※機能を追加する場合は別途料金追加）
※14日間無料試用あり
【操作性】
ユーザーインターフェイスやレイアウトはユーザー目線に立って開発されているので、グループウェアが初めての方でも直感的に使うことができます。
【機能・カスタマイズ性】
カレンダー、チャット、社内ポータル、勤怠管理、ワークフロー、タイムライン、ToDo、プロジェクト管理、ファイル共有など12機能から選択できます。
【セキュリティ】
IPアドレス制限、ファイル送受信禁止設定、イベントログの記録に対応しています。
グループウェア比較まとめ
今回ご紹介したグループウェアをニーズ別に分類すると、以下のようになります。
- 中小企業の方→ サイボウズOffice、kintone、J-MOTTO、aipoがおすすめ
- 安価に使いたい方→ J-MOTTO、aipoがおすすめ
- 高いカスタマイズ性を求める方→ kintone、desknet’sNEOがおすすめ
- 強固なセキュリティを求める方→ desknet’sNEOがおすすめ
- 豊富な機能を利用したい方→ サイボウズOfficeがおすすめ
- オンプレミス型を必要とする方→ desknet’sNEOがおすすめ
グループウェアは、一度導入すると長期的に利用するツールです。
導入前にグループウェアのどのような機能が必要なのか具体的に検討し、無料試用などを活用しながらニーズにあったものを選びましょう。
