社内Wikiは何がおすすめ？ノウハウを活かす情報共有ツール6選紹介

ビジネスにおいて社員1人ひとりが会得した実務上のノウハウも、社内で共有できなければ企業の財産にはなりません。逆にいえば、いかに個々のノウハウを全体で共有して使えるかが、企業の価値を高めるポイントといっても過言ではないでしょう。

そのためのツールが社内Wikiと呼ばれるものです。

社員が進んでノウハウを共有したいと思える使いやすいツールを導入することで、社内業務を効率的に行うことができる組織へと導くことができます。

今回は、社内Wikiツールの特徴や導入事例とともに、おすすめの社内Wikiツールをご紹介します。

情報ツールで作成する社内Wikiとは

まず、社内Wikiツールについての概要と、その利用シーンや利用メリットについて説明しましょう。

社内Wikiツールとは何か

「Wikipedia」というインターネット上の百科事典をご存じの方は多いでしょう。WikipediaはWeb上での編集が可能で、かつ複数人での共同編集にも対応しています。

同じように、社内ネットワーク上に社内情報の百科事典を作ったものが社内Wikiです。

社内Wikiもブラウザから直接入力や編集ができます。ITツールがわからなくても簡単にノウハウを蓄積でき、検索も可能です。

社内Wikiツールを利用するシーンとは

入社／異動などで社内に新しい社員が入るとき

新入社員には、実務上知っておくべきことや仕事上の作法などを事前に周知しておきたいものです。

たとえば、オンボーディング（既存メンバーと新メンバーを短期間で統合させるプログラム）のための資料として、よくある質問をWiki上にまとめておきます。

事前に目を通してから質問してもらうようにしたり、新たに疑問点が発生したときに追記したりすると、業務の引き継ぎなどもスムーズに行うことができます。

新プロジェクトが発足したとき

新しいプロジェクトが発足したときは、プロジェクト用のWikiを作成すると良いでしょう。

日々のコミュニケーションツールとして日報をアップしたり、プロジェクトに関するノウハウや注意点などをまとめておいたりすれば、プロジェクト運営が円滑になります。

社内処理で困りごとがあったとき

日常的に行う勤怠管理や経費精算などはもちろんのことですが、イレギュラーな社内処理が必要になった場合でも社内Wikiは役に立ちます。

社内で起きた事例をWiki上に蓄積しておけば、最適な解決法が分かるだけでなく、後々の問い合わせや回答時間の削減にもつながるからです。

社内Wikiツールを使うメリット

情報を簡単に集約できる

仕事上の進捗や日々のやりとりなどをすべてWiki上に集めておくことで、情報を分散させることなく集約することができます。

社内Wikiは基本的にWeb上で更新が可能です。使い方を学習しなくても簡単に全社で更新、共有できます。

いつでも検索できノウハウを探しやすい

Wikiツールのほとんどはキーワード検索が可能です。情報にタグを付けておくことで、さらに検索の精度はアップします。

わからないことをキーワードで検索するとヒットする、という状況までWikiの内容を充実させれば、社員教育や質問の対応に使う時間も削減できます。

情報共有による業務の品質向上

「言った／言っていない」「やった／やっていない」など、業務上の情報共有が正しくできていないという状況は少なくありません。

社内Wikiに社内あるいは顧客とのやりとりや仕事の進捗を簡単に記録に残しておけば、そのようなトラブルを避けることができます。

オープンな組織風土ができる

自分だけで情報を囲い込むのではなく、ノウハウをどんどん開示していこうという空気を作ることは、企業にとって重要です。

情報を共有することで効果が出てくると、さらに多くの人が情報を共有するようになります。それによってオープンな組織風土ができ、コミュニケーションが円滑になります。

ここまで社内Wikiツールを使うメリットを挙げてきましたが、デメリットとなりうる可能性には、以下のようなものが挙げられます。

• ツールが社内にうまく定着しない
• ツールの費用が嵩む

これらはツールの選び方や定着のさせ方の工夫で解決することも可能です。

社内業務が効率化した導入事例3選

実際に社内Wikiを導入して業務の効率化を実感した企業3社の事例をご紹介しましょう。

事例：株式会社クレオフーガ（Scrapbox）

（画像出典元：Scrapbox 導入事例サイト）

株式会社クレオフーガは、国内最大級の音源販売プラットフォーム「AudioStock」などを運営する企業です。

2018年からScrapboxを導入し、15名のスタッフ全員が利用しています。開発、営業、企画など、それぞれの業務資料を保存したり、業務外の社内サークルの活動や自己紹介などに活用したりしています。

同社ではこれまで数種類の社内Wikiツールを試しましたが、Scrapboxが一番「使いやすい」と感じて導入に至りました。業務内・業務外を問わず利用できるようにしたことによって、より社員に活用されるようになりました。

事例：ネクストモード株式会社（Notion）

（画像出典元：ノースサンドNotion 導入事例サイト）

ネクストモード株式会社は東日本電信電話株式会社（NTT東日本）とクラスメソッド株式会社が共同出資して2020年に設立した会社です。

おもにパブリッククラウドのコンサルティングから構築、運用保守サービスを提供しています。

会社立ち上げにあたって、ナレッジツールとして社内Wikiの導入が必要となりました。

同社では、新入社員のオンボーディング資料のほか、議事録、社内勉強会などにNotionを利用しています。

社内勉強会においては、作成に時間のかかるPowerPointなどのOfficeファイル利用を廃止。Notion上で作業を簡易に行えるようになった分、時間と労力を削減できています。

事例：ウェブリオ株式会社（Backlog）

（画像出典元：Backlog導入事例サイト）

オンライン辞書サービス「weblio」を運営するウェブリオ株式会社では、社内Wikiをプロジェクト管理的に利用しています。

Backlog導入前は10年間別のシステムを使っていましたが、使い方を教える時間的コストの増大と、担当者の追跡に絡む課題に直面するようになりBacklogを導入。

「誰が」「何を」というタスク管理やファイル共有を簡易に行える環境を持つことで、複数拠点で行なっている開発プロジェクトを把握しやすくなりました。

ツールを定着させるための注意点と活用ポイント

実際に社内Wikiツール導入するうえでシステムを定着させるためには、以下のポイントに留意する必要があります。

頻繁に更新を行うこと

書き込みのハードルを下げ、誰もが簡単に更新を行える仕組みづくりや雰囲気づくりをしておくことが重要です。

社員に「こんな些細なことを書き込んでも大丈夫だろうか」などと思わせることがないよう、何でも更新をしたくなるように社内で習慣化しておくと良いでしょう。

更新情報を全員に周知できるようにしておくこと

書き込みを促進するのはもちろんですが、ツールに対するアクセス頻度を高めるのも大切です。

そのためにも情報の更新があったときはすべての社員に周知させ、アクセスを促す必要があります。

情報を集中させ他ツールと競合させないこと

情報が複数のツールに散在すると、結局どのツールも見なくなってしまいます。一度ツールを導入したら、そこにすべての情報を集中させることが重要です。

最初の環境整備に時間を要するかもしれませんが、「これさえ見ればOK」という状況を確立しましょう。

社内Wiki作成のための情報ツールを選ぶポイント

社内Wikiツールを選択する上で、気をつけたいポイントは以下の3つです。

これらを踏まえて自社の環境にあったもの、使いやすいものを選びましょう。

全員が苦労なく使えるツールであること

社内Wikiは情報蓄積量がポイントですから、誰もが簡単に更新できて、習慣化できるようなツールでなくてはいけません。

社内Wikiツールの多くには無料バージョンや期間限定のトライアルバージョンがありますので、使い勝手が良く、更新のハードルが低いツールを選びましょう。

検索がしやすく、目的の情報にアクセスできること

社内Wikiはレベル感の異なる情報を同じ壺の中に入れるようなものです。何も考えずに入れておける分、すぐに探し出せることがノウハウ共有の重要なポイントになります。

検索の性能が高く、すぐに目的の情報にたどり着けるものを選びましょう。

導入時の要件に適したツールであること

情報蓄積に向いているタイプ、細かくプロジェクト管理などを行うタイプ、社外とのプロジェクトの情報共有に使えるタイプなど、社内Wikiにはさまざまな種類のツールが存在します。

導入時に、社内でどの機能が主に求められているかを確認し、適したツールを選ぶようにしましょう。

おすすめ社内Wiki6選

それでは、上記で述べたポイントを踏まえて6種類のおすすめツールを挙げてみましょう。

タグでの自動整理が便利「Scrapbox」

（画像出典元：Scrapbox Webサイト）

複数人での同時編集が可能で、リアルタイムに更新がわかる社内Wikiツールです。フォルダ分けなどをしなくてもタグで種類分けをできる点も便利。

複数ユーザーでのドキュメント編集が可能なため、チームでたくさんの資料を作成する組織に向いているといえます。

多機能Wikiだから何でも作って共有できる「Notion」

（画像出典元：NorthSand社　Notion Webサイト）

オールインワンアプリといわれているだけあり、単純なWiki以上にさまざまな用途に使えるツールです。

プロジェクト管理やタスク管理、ファイル共有はもちろんのこと、Excel的なスプレッドシートとしても使える多機能ぶりが評価され、昨今、人気が高まっています。

現在は英語、韓国語のみの対応ですが、日本では株式会社ノースサンドがサポートを担当しており、日本語ドキュメントも提供していて、日本語版リリースも予定されています。

英語で問題ない多国籍な組織であれば、社内の標準ツールとして使うのに便利でしょう。

直感的でわかりやすい日本版Wikiツール「NotePM」

（画像出典元：NotePM Webサイト）

IT製品レビューサイト「ITreview」において「使いやすさNo.1」と評された、国産の社内Wikiツールです。

翻訳製品ではないので直感的に使いやすく、Web上での入力で完結。マルチOS、マルチデバイス対応となっています。

アクセス制限が柔軟に設定できるので小規模から大規模な組織まで導入することができ、ITツールに詳しくない人が多い組織にもおすすめです。Team、Slack、Chatworkなど外部ツールと連携の連携とも良いツールとなっています。

Dropbox派におすすめ「Dropbox Paper」

（画像出典元：Dropbox Paper Webサイト）

Dropbox Paperはファイル・ストレージツールのDropboxに付随しているドキュメント作成・共有ツールです。Dropboxユーザーであればこの機能を無料で利用できます。

ドキュメントにはメディアやSNS投稿の埋め込みが可能で、そのままプレゼンテーションができます。

また、スマホカメラから直接スキャンして文書として保存し、そのテキストを検索できる機能がある点も便利です。

プロジェクト管理に強い「backlog」

（画像出典元：backlog Webサイト）

backlogはタスクやプロジェクトの管理機能に優れたツールです。

全体のスケジュール管理をはじめ個々のタスクや担当者などを設定し、遅れが生じていないかを管理するとともに、日々のチャットで進捗のやり取りをしていくことができます。

社内だけでなく、外部の協力会社などと進めていくプロジェクト用のツールとしても向いています。

また、システム開発に不可欠なプログラムのソースコードなどのバージョン管理システムであるSVNやGitが使用可能です。

オープンソースで完全無料！「Crowi」

（画像出典元：Crowi Webサイト）

CrowiはシンプルなユーザーインターフェイスのWikiツールです。基本的には、ソースコードをダウンロードし、自社環境にインストールするオンプレミス型で利用します。

オープンソースですので利用料は無料で、コミュニティでの質問が可能です。

まとめ

以上のような特徴から、目的別のおすすめツールは以下のようになります。

• 簡単に日本語で利用したい場合→　Scrapbox、NotePMがおすすめ
• 英語でも良いので高機能なものを利用したい場合→　Notionがおすすめ
• すでにDropboxを採用している場合→　Dropbox Paperがおすすめ
• 社内・社外両方とやり取りができてプロジェクト管理をしたい場合→　backlogがおすすめ
• 完全無料で利用したい場合→　Crowiがおすすめ

トライアルなども活用して、ぜひ社内Wikiで皆さんの業務を効率化させましょう。